กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

การจัดซื้อจัดจ้างของสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ (สวส.) มีความสำคัญอย่างยิ่งในการสนับสนุนภารกิจหลักของสำนักฯ ในการให้บริการด้านวิชาการ สารสนเทศ และเทคโนโลยี เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างโปร่งใส มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามระเบียบที่เกี่ยวข้อง จึงกำหนดกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างดังนี้

1. การวางแผนและกำหนดความต้องการ

• 1.1 กำหนดความต้องการ: หน่วยงานผู้ใช้งานภายใน สวส. (เช่น ฝ่ายห้องสมุด ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ) สำรวจและรวบรวมความต้องการพัสดุหรือบริการ โดยระบุรายละเอียด คุณลักษณะเฉพาะ หรือขอบเขตของงาน (TOR) อย่างชัดเจน
• 1.2 ตรวจสอบงบประมาณ: ผู้รับผิดชอบตรวจสอบว่ามีงบประมาณเพียงพอและได้รับการจัดสรรสำหรับรายการที่ต้องการจัดซื้อจัดจ้าง
• 1.3 จัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้าง: จัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี โดยรวบรวมความต้องการทั้งหมด เสนอขออนุมัติจากผู้อำนวยการ สวส. และดำเนินการตามแผน

2. การจัดทำและเสนอเรื่องขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง

• 2.1 จัดทำบันทึกขออนุมัติ: เจ้าหน้าที่พัสดุ หรือผู้รับผิดชอบจัดทำบันทึกเสนอขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง โดยระบุรายละเอียดดังนี้
  • ประเภทของพัสดุ/บริการ
  • คุณลักษณะเฉพาะ/ขอบเขตของงาน (TOR)
  • วงเงินงบประมาณ
  • วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง (เช่น ตกลงราคา สอบราคา ประกวดราคา e-bidding)
  • เหตุผลและความจำเป็น
• 2.2 เสนอขออนุมัติ: เสนอต่อผู้อำนวยการ สวส. เพื่อพิจารณาอนุมัติ

3. การดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง

3.1 การจัดซื้อจัดจ้างวิธีเฉพาะเจาะจง/วิธีตกลงราคา (กรณีวงเงินไม่สูงมาก)

• 3.1.1 การสืบราคา: เจ้าหน้าที่พัสดุสืบหารายละเอียดพัสดุและราคาจากผู้ประกอบการอย่างน้อย 3 ราย (ถ้ามี) เพื่อเปรียบเทียบ
• 3.1.2 การเจรจาต่อรอง: เจรจาต่อรองราคาและเงื่อนไขกับผู้ประกอบการ
• 3.1.3 การอนุมัติสั่งซื้อ/สั่งจ้าง: เสนอขออนุมัติสั่งซื้อ/สั่งจ้างจากผู้มีอำนาจ
• 3.1.4 การออกใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง: ออกใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างให้แก่ผู้ประกอบการ

3.2 การจัดซื้อจัดจ้างด้วยวิธีประกาศเชิญชวนทั่วไป (e-bidding/สอบราคา/ประกวดราคา)

• 3.2.1 แต่งตั้งคณะกรรมการ: แต่งตั้งคณะกรรมการพิจารณาผลการประกวดราคา/สอบราคา
• 3.2.2 ประกาศ/เชิญชวน: ประกาศ/เชิญชวนผู้ประกอบการเข้าร่วมการเสนอราคาตามระเบียบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ
• 3.2.3 รับซองข้อเสนอ/เปิดซอง: รับซองข้อเสนอ และดำเนินการเปิดซองตามกำหนด
• 3.2.4 พิจารณาผล: คณะกรรมการพิจารณาคุณสมบัติ ข้อเสนอทางเทคนิค และราคาของผู้เสนอราคา
• 3.2.5 รายงานผล: คณะกรรมการรายงานผลการพิจารณาต่อผู้อำนวยการ สวส. เพื่อพิจารณาอนุมัติ
• 3.2.6 ประกาศผลผู้ชนะ: ประกาศผลผู้ชนะการเสนอราคา
• 3.2.7 ลงนามสัญญา/ออกใบสั่งซื้อสั่งจ้าง: จัดทำและลงนามสัญญา หรือออกใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างกับผู้ชนะการเสนอราคา

4. การตรวจรับพัสดุ/งาน

• 4.1 แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับ: แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/งาน
• 4.2 ตรวจสอบความถูกต้อง: คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/งาน ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน ตรงตามคุณลักษณะเฉพาะ หรือขอบเขตของงาน (TOR) และเงื่อนไขในสัญญา/ใบสั่งซื้อสั่งจ้าง
• 4.3 รายงานผลการตรวจรับ: คณะกรรมการตรวจรับรายงานผลการตรวจรับต่อผู้มีอำนาจอนุมัติ

5. การเบิกจ่าย

• 5.1 จัดทำหลักฐานการเบิกจ่าย: เจ้าหน้าที่พัสดุจัดทำเอกสารหลักฐานการเบิกจ่าย เช่น ใบรับรองการตรวจรับ ใบแจ้งหนี้
• 5.2 เสนอขออนุมัติเบิกจ่าย: เสนอขออนุมัติเบิกจ่ายเงินจากผู้มีอำนาจ
• 5.3 ดำเนินการเบิกจ่าย: ส่งเรื่องให้หน่วยงานการเงินดำเนินการเบิกจ่ายเงินให้กับผู้ประกอบการ

6. การจัดทำทะเบียนควบคุมและรายงาน

• 6.1 จัดทำทะเบียน: เจ้าหน้าที่พัสดุจัดทำทะเบียนคุมพัสดุและทะเบียนคุมการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อให้สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้
• 6.2 รายงานผล: จัดทำรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบที่เกี่ยวข้อง เพื่อเสนอต่อผู้บริหารและหน่วยงานภายนอก (ถ้ามี)

ข้อควรพิจารณาเพิ่มเติม

• การปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบ: ทุกขั้นตอนต้องปฏิบัติตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และระเบียบที่เกี่ยวข้องอย่างเคร่งครัด
• ความโปร่งใส: เน้นความโปร่งใสในทุกขั้นตอน เพื่อป้องกันการทุจริตและเอื้อประโยชน์
• ประสิทธิภาพ: มุ่งเน้นการจัดซื้อจัดจ้างที่รวดเร็ว มีคุณภาพ และคุ้มค่า เพื่อสนับสนุนการดำเนินงานของ สวส. ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด